Job Families 技术资源
Accessing the Job Family Position Library
- 打开 Job Family Position Library (U of I login required). 该链接将打开一个电子表格，其中列出了最终确定的职位模板和可供测试的模板草案.
- The spreadsheet can be 分类过滤.
- To view individual templates as Word documents, select the hyperlink 在B栏.
测试草案: In addition to finalized templates, 接近定稿的草稿将被张贴，人力资源部门可以要求单位使用它们来填补或更新职位. Use of draft templates is voluntary, 但是在它们最终确定之前帮助改进它们是很重要的. 反馈 is greatly appreciated.
使用模板
职位族职位已经建立了与PeopleAdmin中Action表单的职位描述部分相一致的职位描述模板. 模板的某些部分针对使用它们的所有位置进行了标准化, while other sections may be customizable.
Customizable areas are highlighted in yellow. 未突出显示的部分不适合在单元级别进行编辑.
请注意并非所有浏览器都显示文档标题和黄色文本高亮. 但是，当您下载或保存副本并在桌面上打开它时，两者都应该是可见的.
Position Overview/Assigned Duties
当前员工可以查看分配的职责部分，但是 will not appear on recruitment postings.
职位概述是一个高层次的总结，通常描述校园内几个类似的职位. 因此, 指定职责栏使主管有机会记录每个职位的具体职责. 有些职位有完全标准化的工作职责(例如IT职位)，但大多数职位没有. 一般来说，有黄色突出显示的草案义务，并有资格进行编辑, 或者这部分是空白的，导师可以提供以下大学的信息 staff job description guidelines.
标题
Position Title: This is the standard title for the position. 该级别的所有职位将在Banner (NBAPOSN)的“职位控制”部分具有相同的职位标题，并使用相同的工作模板. 位置标题显示在模板第一页的顶部.
Working Title: This is the title that is used day-to-day, and it is displayed in the university directory. 主管可以从工作家族职位头衔或模板中列出的备选工作头衔之一中选择该职位的工作头衔. 如果需要, 单位名称可以包括在任何职位的工作名称之后(例如:行政专员I, 人力资源). 工作标题在PeopleAdmin中使用，并记录在Banner的NBAJOBS部分中.
Updating Templates in PeopleAdmin
在作业族模板被选中之后，黄色突出显示的部分已经由主管自定义, it is ready for entry into PeopleAdmin.
克隆是PeopleAdmin术语，用于创建已完成的职位描述的副本. After creating a copy, the user can update and edit as needed. 这是迁移到Job Family职位的首选方法, 因为它大大加快了审查和完成/发布的时间.
人力资源已经在PeopleAdmin中为每个最终确定的职位家族职位输入了一个模板职位描述. 该模板包括职位描述的所有标准化部分, including market rates and classification codes. 职位描述中任何可编辑或单位提供的部分(在Word模板中突出显示)都不会被预加载. 在大多数情况下, 导师将需要提供指定的职责和大学毕业后的首选资格 工作人员 Job Description Guidelines.
在PeopleAdmin中，发起操作的人将克隆模板(参见 Cloning 工作人员 Positions Quick Guide for step-by-step instructions). When searching for the template to copy, use the word “TEMPLATE,” the job ID number (example AD010100) and the position title.
- 创建新副本后，像往常一样检查和更新每个选项卡. 不编辑任何预加载的职位描述内容，除非更新为批准的备用工作标题(如果适用). 一般来说，概述和所需的资格是预先确定的. In a few cases, the assigned duties are also pre-established.
- In the “Purpose of this Action” box, 做一个记录，要求HR停用PCN XXXX的旧版本职位描述. 这将存档旧版本，因此只有这个版本是活动的.
- 如果这是对已填职位的更新(并且没有空缺), select “update to filled” from the drop-down menu. If the position is vacant, select “Fill/Refill.” If applicable, also select “market rate review, unit requested.”
When an existing staff job description is updated, it is common to use the “Modify Action” option in PeopleAdmin. 这需要从word文档中复制和粘贴或编辑现有内容. 虽然这是将职位迁移到工作族模板时的一种选择，但不建议这样做. 它更容易出错，在单位一级和人力资源部门都需要更长的时间来审查. 为了提高速度和准确性，强烈建议使用选项1(克隆).
如果单位选择通过修改当前职位描述将职位迁移到工作家族职位, be aware of the following:
- 仔细检查，确保职位描述模板的所有标准化部分都已添加，并且没有先前的内容残留.
- 在所有更新之后, 建议在“打印预览”中查看该操作，以检查格式, 在数据输入模式中，哪些看起来与最终格式不同.
- 仔细检查工作名称是否已更新为工作家庭职位的批准名称.